Was mit Kolleg:innen mittlerweile unkompliziert klappt, wirkt im Kundenkontakt oftmals noch nicht unbedingt professionell. Im Blogbeitrag zeigen wir dir, wie du mit einem Softphone wie CLINQ deine eigene Dienstnummer bequem mit Laptop, Tablet oder Android Smartphone nutzen kannst, egal, wo du gerade steckst.
Wir sind immer flexibler – wieso nicht auch unser Diensttelefon?
Hybrides Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer attraktiv. An einem Tag im Büro, am nächsten Tag zuhause zu arbeiten, ist auch für immer mehr Arbeitgeber völlig in Ordnung. Das schafft Flexibilität: Die kränkelnden Kinder betreuen, einen Arzttermin ohne zusätzliche Fahrzeiten wahrnehmen oder spontan den Arbeitsplatz in den Garten verlegen. Diese Unkompliziertheit ist wirklich großartig.
Arbeitsformen werden immer flexibler. Wir arbeiten direkt beim Kunden oder unterwegs, im Coworking-Space oder an wechselnden Firmenstandorten. Manche Kolleg:innen sind eigentlich das ganze Jahr über unterwegs und arbeiten im Campervan. Laut einer Studie von Randstad könnten bis zu 80 Prozent klassischer Bürotätigkeiten im Home- oder Flexoffice erledigt werden. Die Hans-Böckler-Stiftung hat ermittelt, dass jeder zweite Erwerbstätige im Sommer 2020 nach der Corona-Krise genauso oft zuhause arbeiten möchte wie währenddessen. Und die Nachfrage nach Homeoffice steigt: Das ifo Institut hat 2021 herausgefunden, dass sich der Anteil der Stellenanzeigen mit Homeoffice-Option seit 2019 verdreifacht hat. Tendenz steigend.
Homeoffice Telefonie: Diensthandy, private Telefonnummer oder Büronummer?
Aber eines nervt: Wenn du zuhause oder unterwegs beruflich telefonieren willst, musst du dir etwas einfallen lassen. Viele Arbeitgeber haben ihren Mitarbeiter:innen während der Hochphase der Pandemie ein Diensthandy verpasst. Das ist praktisch, aber nur mobil zu telefonieren ist – gerade im Kundenkontakt – nicht immer angemessen. Eine wiedererkennbare Dienstnummer bzw. Büronummer wirkt seriöser, verlässlicher, vertrauenswürdiger. Und es gibt auch immer noch Vertriebskolleg:innen, die kurzfristig auf ihr privates Handy zurückgreifen mussten – und das noch immer tun. Das wirkt auf Dauer nicht nur unprofessionell, sondern ist auch mit vielen Grauzonen verbunden: Die Sorge um Haftung und Datenschutz auf der einen Seite, die fehlende Möglichkeit zum Zugriff auf das Gerät durch den Arbeitgeber auf der anderen Seite.
Diensthandy für Mitarbeiter:innen – das sind die Vor- und Nachteile
Ein Diensthandy bietet Mitarbeiter:innen eine erhebliche Freiheit: Arbeiten und Erreichbarkeit sind auch unterwegs kein Problem. Kontaktdaten bleiben beim Unternehmen und können sauber getrennt werden. Auch die Nutzung von Betriebssoftware oder die Abrechnung von Telefon- und Internetkosten kann so sauber geklärt werden.
Aber ein Diensthandy ist auch schnell mal verlegt. Es lenkt gerne einmal ab. Und die Dokumentation eines Vertriebs- oder Servicegesprächs am Smartphone ist oft umständlich und unsauber. Außerdem macht es nicht immer einen guten Eindruck, wenn eine Handynummer die interessante Kund:in anruft: Unsicherheit bei dem/der Empfänger:in, zu wem die Nummer gehört oder das Gefühl mangelnder Seriosität können für Missklänge im Kundenkontakt führen.
| Vorteile eines Diensthandys | Nachteile eines Diensthandys |
|---|---|
| + Unkomplizierte Nutzung | - Ausgehende Nummer mobil wirkt unprofessionell |
| + Flexibel einsetzbar | - Laden notwendig |
| + Trennung von Beruf und Privat | - Telefonate schwierig zu dokumentieren |
| + Datenschutzfreundlich | - Ablenkungsrisiko |
| + Arbeitsrechtlich bevorzugt | - Keine CRM-Integration |
Auch deshalb überwiegt heute die pragmatische Kombination aus Diensthandy und der Verabredung zu Videokonferenzen. Aber ist diese antrainierte „Notlösung“ aus Corona-Zeiten wirklich schon die richtige Kombination?
Aber ist Online-Telefonie nicht das gleiche wie eine Videokonferenz?
Videokonferenzen sind mittlerweile für viele ein selbstverständlicher Teil der beruflichen Kommunikation. Für eine kurze Rückfrage oder ein schnelles „Hallo“ sind Video Calls aber ungeeignet. Denn die wenigsten sind die ganze Zeit am Arbeitsrechner oder Laptop, also müssen vorab erst einmal Termine für eine Videokonferenz ausgemacht werden. Meistens passiert das dann immer noch über das Telefon, gerade wenn es schnell gehen soll.
Schnell mal zum Hörer greifen und den Vertriebskontakt anrufen? Das funktioniert eben nur mit dem Telefon. Telefonservice für deine Kunden klappt auch nicht unbedingt mit Zoom oder Microsoft Teams. Früher oder später muss also eine Dienstnummer für die meisten Mitarbeiter:innen her, auch wenn du nicht im Büro arbeitest. Aber wie funktioniert das?
Wie kann ich meine Dienstnummer auch zuhause nutzen?
Grundlegend gibt es drei Möglichkeiten, wie du auch im Homeoffice unter deiner Dienstnummer erreichbar bleibst. Gleich vorweg: Sie alle haben ihre Vorteile – und auch mal mehr oder weniger Nachteile.
Homeoffice und Rufumleitung: Telefon vom Büro einfach umleiten?
Die einfachste Lösung ist zwar oft die beste, hier trifft das Sprichwort jedoch nicht zu. Das Bürotelefon einfach umzuleiten sorgt zwar dafür, dass du keine Anrufe mehr verpasst. Da der Anruf aber weitergeleitet wird, können extra Kosten entstehen, wenn dein Büroanschluss zum Beispiel keine Flatrate hat. Außerdem brauchst du dann zuhause doch immer noch ein Smartphone oder sogar deinen Festnetzanschluss, auf den die Büronummer verweist – keine wirklich gute Trennung von Berufs- und Privatleben. Ganz ungeeignet ist diese Methode dann beim Anrufen, denn statt deiner beruflichen Telefonnummer erscheint dann die deines privaten Anschlusses.
| Das spricht für eine Rufumleitung | Das spricht gegen eine Rufumleitung |
|---|---|
| + Schnelle Einrichtung | - Büronummer wird beim Telefoniere nicht angezeigt |
| + Keine Anrufe verpassen | - zusätzliche Kosten möglich |
| - privates Telefon oder Diensthandy benötigt |
Homeoffice und Telefonanlage: Extra Telefonanschluss für die Arbeit verlegen?
Das Gegenteil von „einfach“ ist das Verlegen eines beruflichen Telefonanschlusses in dein Homeoffice. Denn damit, einfach das Bürotelefon zuhause anzustecken, ist meistens noch nichts erreicht. Unterschiedliche Netzwerke erfordern Aufwand in der Konfiguration, teilweise müssen sogar eigene Kabel verlegt werden. Das ist mit Aufwand, Kosten und einer ziemlichen Zeitverzögerung bis zum funktionsfähigen Telefonanschluss verbunden.
| Die Vorteile eines beruflichen Anschlusses zuhause | Die Nachteile eines beruflichen Anschlusses zuhause |
|---|---|
| + Ein- und ausgehende Telefonate mit der eigenen Büronummer | - Einrichtung zeitaufwendig und teuer |
| + Telefon kann wie im Büro genutzt werden | - Unflexible Nutzung - geht wirklich nur im Homeoffice |
| - Platz für Bürotelefon |
Softphone: Im Homeoffice und unterwegs mit der Dienstnummer telefonieren
Die dritte Möglichkeit ist das Einrichten eines Softphones. Hier stellt eine Software die Verbindung zur Telefonanlage deines Arbeitgebers her und simuliert dein Diensttelefon. Der Anschluss ist dann über VoIP überall erreichbar: Mit einer Software auf deinem Laptop oder via App auf dem Smartphone. Auch wenn du telefonierst, läuft das über deinen beruflichen Anschluss. Die Einrichtung dauert weniger als 10 Minuten und danach kannst du an deinem Rechner im Homeoffice Nummern wählen und wie gewohnt telefonieren. Und dein Gegenüber? Merkt nicht einmal, dass du nicht im Büro bist.
Was ist ein Softphone und was kann es?
Ein Softphone ist ein virtuelles Telefon, das das Telefonieren über VoIP über eine Software ermöglicht. Die Oberfläche sieht meistens der auf dem Smartphone sehr ähnlich: Es gibt Zahlentasten und du kannst Kontakte einpflegen, die du anrufen kannst.
Hören und Sprechen kannst du das Telefonat dann beispielsweise über dein Headset oder Lautsprecher und Mikrofon deines Laptops, genau wie in einer Videokonferenz. Natürlich „klingelt“ dein Laptop oder Arbeitscomputer auch, wenn du einen Anruf bekommst. Zudem kannst du dir den Platz für ein Festnetztelefon auf deinem Schreib- oder Esstisch im Homeoffice sparen. Auch wenn du unterwegs im Zug bist oder im Coworkingspace bist du flexibel und erreichbar.
Die technische Grundlage: SIP-Telefonie
Die Grundlage dafür ist die SIP-Telefonie, die auf VoIP basiert. SIP bedeutet Session Initiation Protocoll: Das Gespräch wird dabei in einzelne Datenpakete gepackt und über deine Internetverbindung gesendet. Die Adresse eines SIP-Telefons ist dabei erst einmal unabhängig von der eigentlichen Telefonnummer, weshalb diese auch neu oder mehrfach zugeordnet werden kann.
Ein einfaches Beispiel: Für deinen Kundenservice hast du eine allgemeine Durchwahl auf deiner Webseite stehen. Dieser Nummer sind nun mehrere SIP-Telefone zugeordnet, sodass der Anrufer auf jeden Fall bei einer Mitarbeiter:in landet. Dank SIP muss dieser Anschluss aber nicht im Büro vor Ort sein. Über eine cloudbasierte Telefonanlage kann der Anschluss auch an andere Geräte, Software oder Apps zugewiesen werden.
Das CLINQ Softphone: Integration deines CRMs
Die bereits erwähnte Integrierbarkeit eines CRM-Systems ist ein großer Vorteil, den selbst das Tischtelefon im Büro nicht leisten kann. Durch die Integration ins CLINQ Softphone siehst du deine Kontakte, beispielsweise aus Hubspot, direkt dort wo du telefonierst. So siehst du vor jedem Telefonat, wer dich anruft und du kannst bereits vor dem Gespräch die Historie des Kundenkontakts anschauen. Die weitere Qualifizierung funktioniert dann einfach reibungslos.
Innerhalb von CLINQ kannst du dir zudem Notizen zum Gespräch machen, ohne das Fenster zu wechseln oder einen Verlust der Informationen fürchten zu müssen. Die Notizen werden dabei automatisch in deinem CRM gespeichert.
Die CLINQ-Erweiterung für Google Chrome macht es dir auch super leicht, einfach eine Rufnummern in deinem CRM oder auf einer Webseite direkt per Klick anzurufen. Das umständliche Zumhörergreifen oder Abtippen der Nummer auf dem Diensthandy entfällt damit ebenfalls.
Mit Smartphone Apps nicht nur im Homeoffice erreichbar sein
CLINQ bietet dir zusätzlich zum Softphone für deinen Laptop oder Arbeitsrechner auch Apps, die es dir möglich machen, via Smartphone mit deiner Büronummer anzurufen und angerufen zu werden. Die Oberfläche sieht im Prinzip genauso aus wie die gewohnte Telefonumgebung: Nummer eintippen oder Kontakt auswählen – und anrufen. Der Rest passiert im Hintergrund und angezeigt wird deine berufliche Festnetznummer statt der deines Handys. So bist du auch dann erreichbar, wenn du dein Softphone am Rechner nicht nutzen kannst.
Die entsprechende CLINQ App für Android befindet sich aktuell in der Open Beta, die App für iOS wird in Kürze folgen.
Unser Fazit: Deshalb ist ein Softphone im Homeoffice ideal
Ein Softphone ist sozusagen das Festnetz der flexiblen Arbeitswelt. Statt eines zusätzlichen Endgeräts nutzt du deinen beruflichen Telefonanschluss ganz einfach am Rechner oder auf deinem Smartphone. Die Integrierbarkeit mit Browsern und CRM’s hilft dir dabei, schneller und effizienter zu arbeiten. Du bist ortsunabhängig und kannst in hoher Qualität telefonieren. Mal schnell vom Büro ins Homeoffice wechseln, weil die Handwerker kommen oder das Kind aus der Kita abgeholt werden muss? Kein Stress, Du bleibst unter deiner Firmennummer erreichbar.
Im Gegensatz zu anderen Lösungen sparst du zudem viel Zeit und Kosten beim Einrichten. Kurzum: Ein Softphone ist die ideale Verlängerung deines Arbeitsplatzes und schafft für Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen ein Maximum an Flexibilität.
Möchtest du ein Softphone gratis ausprobieren? CLINQ ist schnell eingerichtet und in der Basisversion kostenfrei. Du brauchst nur die SIP Credentials deines Arbeitgebers, um dir in wenigen Minuten deinen beruflichen Telefonanschluss ins Homeoffice zu verlegen. Einfach mal testen – wir freuen uns auf dein Feedback.